12 fórmulas básicas de Excel que necesitas saber

Así que está empezando a usar Excel y has oído hablar de lo buenas que son las fórmulas. Solo hay una cosa: no sabes mucho sobre cómo usar fórmulas de Excel.

Arreglemos eso ahora mismo. Hemos reunido nuestra lista de 12 fórmulas básicas de Excel recomendadas.

¿Para qué se usan las fórmulas en Excel?

Las fórmulas son lo que hace que Excel pase de ser una simple hoja de cálculo a ser una herramienta de productividad. Son expresiones matemáticas que simplifican y, en ocasiones, automatizan operaciones matemáticas y lógicas para que podamos resolver problemas y analizar datos.

Excel interpreta una fórmula como un comando para hacer un cálculo usando una o más de las operaciones matemáticas básicas: suma, resta, multiplicación y división.

Estas operaciones están representadas por los símbolos más, menos, asterisco y barra inclinada (+, -, *, /), respectivamente. Para señalar que se espera un cálculo, las fórmulas en Excel comienzan con un signo igual (=).

Entonces, esta es una fórmula:

Pero esto no es una fórmula:

¿Cuál es la diferencia entre fórmulas y funciones?

Las funciones son fórmulas definidas por Excel. Son la forma en que Excel le permite realizar rápidamente fórmulas complicadas o de uso frecuente sin tener que crear la tarea usted mismo paso a paso.

Dado que las funciones son en realidad fórmulas, también comienzan con un signo igual, pero lo más reconocible de las funciones es que tienen nombres descriptivos definidos en Excel.

Los nombres de estas funciones están destinados a ser fáciles de recordar al estar cerca de la acción que realizan. Por ejemplo, está la función SUMA para sumar valores, la función MINUSC para convertir texto a minúsculas y la función CONTAR.BLANCO que cuenta el número de celdas vacías dentro de un rango.

Cada función tiene argumentos o valores que deben establecerse en un orden particular. Una vez que se proporcionan argumentos válidos en el formato correcto, Excel realiza el cálculo y muestra el resultado en la celda donde se ingresó la fórmula.

Por ejemplo, aquí se explica cómo encontrar el promedio o la media de un grupo de números. Podemos ingresar una fórmula sumando los números usando el símbolo más (+), luego, usando la barra diagonal (/), dividiendo ese total por el número de valores dentro del conjunto de datos. Sin embargo, en lugar de realizar estos pasos, existe una función PROMEDIO preconstruida en Excel para realizar esta tarea con muy poco esfuerzo de su parte.

Sintaxis de la función y valor de retorno

Las funciones de Excel tienen una sintaxis o un formato que deben seguir para ser consideradas válidas.

Todas las funciones tienen la siguiente estructura general:

signo igual > nombre de la función > abrir paréntesis > argumentos > cerrar paréntesis

Por ejemplo, para encontrar el promedio de los valores en las celdas A2 a A10, la fórmula PROMEDIO se escribiría de la siguiente manera:

=PROMEDIO(A2:A10)

Al ingresar su función, Excel lo ayuda de las siguientes maneras:

• Al sugerir una lista de funciones que comienzan con las letras que ha escrito. Si presiona la tecla tabulador, Excel completará el nombre de la primera función en la lista y el paréntesis abierto. O puede usar la flecha hacia abajo hasta el que desee, presionar la tecla Tab y terminar ingresando los argumentos y el paréntesis cerrado.
• Solicitando el nombre del siguiente argumento en la secuencia.
• Distinguiendo entre argumentos requeridos y opcionales. Los argumentos opcionales se muestran entre corchetes.

Diferentes métodos para insertar fórmulas

Excel usa el símbolo igual para reconocer fórmulas (y por extensión, funciones).

1. Usar números explícitos

Para ingresar una fórmula que no sea una función en Excel, escriba un signo igual, luego la ecuación usando los operadores matemáticos estándar y valores numéricos y/o referencias de celda.

=7+2*2

2. Usar referencias de celda

Se puede lograr el mismo resultado ingresando las referencias de celda que contienen los valores que desea usar en su fórmula.

=A7+A8*A8

El método de referencia de celdas suele ser más eficiente, especialmente en los casos en que varias fórmulas hacen referencia a la misma celda. Dado que puede actualizar rápidamente el valor de origen, las celdas dependientes que contienen las fórmulas se recalcularán y actualizarán inmediatamente.

Nota:

• Excel sigue la regla de orden de operaciones PEMDAS (Paréntesis – Exponentes – Multiplicación – División – Suma – Resta). Esto significa que los valores entre paréntesis se procesarán primero, seguidos de los exponentes, y así sucesivamente.

Diferentes métodos para insertar funciones

Excel tiene más de 400 funciones a las que se puede acceder de cualquiera de las siguientes tres formas:

1. Si ya conoce el nombre de la función, simplemente escríbalo directamente en la celda donde le gustaría ver el resultado mostrado, encabezado, por supuesto, por un signo igual.
2. Utilice el botón Insertar función a la izquierda de la barra de fórmulas. Utilice el cuadro de diálogo ‘Insertar función’ para buscar o seleccionar una función de una categoría.

3. También puede usar la pestaña Fórmulas para seleccionar una función por categoría.

Los métodos 2 y 3 tienen la ventaja de definir cada argumento y dar una vista previa del resultado mientras se ingresan los valores o referencias de celda.

12 funciones básicas de Excel que debes saber

A continuación se presentan 12 funciones que recomendamos encarecidamente por su frecuencia de uso, su utilidad para ejecutar tareas complejas o porque son la base de otras funciones.

1. SUMA

La función SUMA suma valores. Puede agregar valores numéricos explícitos, referencias de celda, rangos o una combinación de los tres. La sintaxis básica es:

SUMA(número1, [número2], [número3]...)

Tenga en cuenta que los argumentos están separados por comas. También se puede insertar un espacio o se puede omitir.

SUMA suele ser la primera función que uno aprende en Excel, y es un buen ejemplo de cómo Excel puede ahorrar tiempo al reducir las pulsaciones de teclas. Si bien la operación de agregar valores es, en sí misma, bastante sencilla, es el acto de ingresar los valores mismos lo que tiende a llevar mucho tiempo.

Al permitir el uso de rangos de celdas en lugar de valores, elimina la necesidad de ingresar cada valor uno por uno como lo haría en una calculadora.

Aquí hay un consejo útil: si desea sumar rápidamente valores en un rango contiguo (ininterrumpido), vaya a la siguiente celda y haga clic en el ícono Autosuma en la pestaña Inicio. Excel insertará la función SUMA para encontrar el total de todas las celdas anteriores que contienen valores numéricos.

El atajo Shift + Alt + = también logra esto.

2. PROMEDIO

Otro cálculo aritmético básico del que se encarga Excel es la función PROMEDIO. Como se vio anteriormente, elimina la necesidad de realizar un cálculo de dos pasos y es, por lo tanto, una de nuestras funciones básicas recomendadas.

La sintaxis de la función PROMEDIO es:

PROMEDIO(número1, [número2], ….)

Los argumentos también se pueden ingresar como un rango de celdas.

3. SI

La función SI se aventura en el terreno de las funciones lógicas. Las funciones lógicas básicamente prueban si una situación es verdadera o falsa. La función SI va un paso más allá al realizar una acción si la situación es verdadera y otra acción si es falsa. Esta función es un gran ejemplo de cómo Excel puede convertir una hoja de datos simple en una herramienta analítica.

La situación probada puede ser donde un valor o afirmación es igual, mayor o menor que otro valor o afirmación.

La sintaxis de la función SI es:

SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

• Prueba_lógica es la declaración que se probará.
• Valor_si_verdadero es el valor o la expresión que debe devolver Excel si la celda pasa la prueba lógica.
• Valor_si_falso es el valor o la expresión que debe devolver Excel si falla la prueba lógica.

En el caso de la función SI, si se omite el valor_si_verdadero, se debe indicar el valor_si_falso, y viceversa. Pero no se pueden omitir ambos.

Con SI, podemos hacer que Excel realice un cálculo diferente o muestre un valor diferente según el resultado de una prueba lógica. La función SI le pregunta por la prueba lógica a realizar, qué acción tomar si la prueba es verdadera y una acción alternativa si el resultado de la prueba es falso.

Aunque tanto el segundo como el tercer argumento se declaran como opcionales, se debe proporcionar al menos uno de esos argumentos.

=SI(B2>=90,“Sobresaliente”, “”)

La fórmula anterior prueba si el valor en la celda B2 es mayor o igual a 90. Si lo es, Excel devuelve el valor de texto “Sobresaliente” (tenga en cuenta que los valores de texto se ingresan entre comillas dobles).

Si el valor no es mayor o igual a 90, la celda debe permanecer en blanco (tenga en cuenta las comillas dobles vacías). Luego, esta fórmula se copia en las celdas C3 a C8, donde C3 evalúa el valor en B3, y así sucesivamente.

4. SUMAR.SI.CONJUNTO

SUMAR.SI.CONJUNTO es una función de Excel muy útil. Combina la operación SUMA básica con una prueba lógica SI para agregar solo celdas que cumplan con múltiples criterios definidos por el usuario.

Se pueden presentar hasta 127 pares de criterios. Las celdas que se consideran una “coincidencia” o “calificación” deberán satisfacer todos los criterios establecidos. SUMAR.SI.CONJUNTO es superior a la función SUMAR.SI, que se limita a evaluar solo una condición a la vez.

La sintaxis de SUMAR.SI.CONJUNTO es:

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterios1, criterio1, [rango_criterios2], [criterio2],...)

• Rango_suma – es el rango de celdas a sumar.
• Rango_criterios1 – es el rango de celdas a evaluar.
• Criterio1 – es la condición que deben cumplir las celdas en criterio_rango1.
• Rango_criterios2 – es el segundo rango de celdas a evaluar.
• Criterio2 – es la condición o el criterio que deben cumplir las celdas del rango_criterio2.

Todos los argumentos después de criterio1 son opcionales.

Aquí hay un ejemplo de SUMAR.SI.CONJUNTO en el trabajo.

=SUMAR.SI.CONJUNTO($C$2:$C$10,$B$2:$B$10,E2)

Nota: Tenga en cuenta el uso de referencias de celdas absolutas arriba para bloquear los rangos de celdas. Esto evita el desplazamiento del rango cuando la fórmula se copia en otras celdas.

5. CONTAR.SI.CONJUNTO

La función CONTAR.SI.CONJUNTO es otro miembro de la familia de funciones SI. Solo cuenta las celdas que cumplen todos los criterios establecidos. CONTAR.SI.CONJUNTO es superior a la función CONTAR.SI, que permite evaluar solo una condición a la vez.

La sintaxis de la función CONTAR.SI.CONJUNTO es:

CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1, criterio1, [rango_criterios2], [criterio2],...)

• Rango_criterios1 – es el primer rango que se evaluará.
• Criterio1 – es el primer criterio que deben cumplir las celdas en criterio_rango1.
• Rango_criterios2 – es el segundo rango a evaluar.
• Criterio2 – es el primer criterio que deben satisfacer las celdas en criterio_rango2.

Todos los pares después del criterio 1 son opcionales. Se permiten hasta 127 pares de rangos y criterios.

Para contar la cantidad de representantes de ventas en el equipo del Norte que lograron más de $1500 en ventas, la fórmula sería:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B10,E1,C2:C10,E2)

Nota: En general, los valores de texto en CONTAR.SI.CONJUNTO deben estar entre comillas dobles (“”), y los números no. Pero cuando se usa un operador lógico (> o <) con un número, tanto el número como el operador deben ir entre comillas.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(B2:B10,E1,C2:C10,“>1500”)

6. BUSCARV

La función BUSCARV cambiará las reglas del juego una vez que comience a usarla. Use BUSCARV cuando necesite encontrar cosas en una tabla o una matriz. BUSCARV se usa en muchas situaciones de tipo de búsqueda, por ejemplo, para encontrar el nombre de un empleado en función de su ID de empleado.

La sintaxis de BUSCARV es:

BUSCARV (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])

Esto es lo que significan esos argumentos:

• Valor_buscado: es lo que desea buscar.
• Matriz_buscar_en: dónde desea buscarlo.
• Indicador_columnas: es el número de columna en el rango que contiene el valor a devolver.
• [ordenado]: escriba VERDADERO para una coincidencia aproximada o FALSO para una coincidencia exacta.

La fórmula:

=BUSCARV(A14,$A$2:$B$10,2,FALSO)

Se ingresa en la celda B14, que devuelve el nombre del empleado que coincide con el número de identificación.

7. CONTAR

La función CONTAR contará el número de celdas que contienen números. Puede usar esta función para obtener la cantidad de entradas en un campo numérico que se encuentra en un rango o una matriz de números. La sintaxis de la función CONTAR es:

CONTAR(valor1; [valor2]; ...)

La función CONTAR en la celda B6 anterior determina que hay tres valores numéricos entre la celda B1 y B5.

8. ESPACIOS

La función ESPACIOS eliminará todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. ESPACIOS se usa a menudo en texto importado de otra aplicación que puede tener espacios irregulares.

Sigue este sencillo formato:

ESPACIOS(texto)

ESPACIOS funciona en una cadena de texto ingresada entre comillas dobles o una sola referencia de celda.

9. IZQUIERDA

La función IZQUIERDA se utiliza para extraer un número específico de caracteres de una cadena de texto, como una parte específica de un número de teléfono. La sintaxis de la función IZQUIERDA es:

IZQUIERDA(texto, [Núm_de_caracteres])

Núm_de_caracteres se refiere a la cantidad de caracteres que se extraerán contando desde la izquierda. Si se omite el argumento Núm_de_caracteres, Excel devuelve solo el carácter más a la izquierda.

10. DERECHA

La función DERECHA se utiliza para extraer un número específico de caracteres de una cadena de texto, como una parte específica de un número de teléfono. La sintaxis de la función DERECHA es:

DERECHA(texto, [Núm_de_caracteres])

Núm_de_caracteres se refiere al número de caracteres a extraer contando desde la derecha. Si se omite el argumento Núm_de_caracteres, Excel devuelve solo el carácter más a la derecha.

11. EXTRAE

La función EXTRAE se usa para extraer texto del medio de una cadena de texto. La sintaxis de la función EXTRAE es:

EXTRAE(texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)

El argumento posición_inicial le dice a Excel desde qué número de posición comenzar a extraer (contando desde la izquierda), mientras que núm_de_caracteres le dice cuántos caracteres extraer.

12. CONCAT

Nuestra última función básica de Excel es CONCAT. Esta función combina los valores de varias celdas en una sola. Esto es útil para juntar las diferentes partes del texto, por ejemplo, para combinar un nombre y un apellido en un nombre completo.

Para insertar delimitadores (como un espacio, un guión o una coma), simplemente ingrese ese fragmento de texto como un argumento entre comillas dobles.

Por ejemplo

CONCAT(A2," ",B2)

copiará el valor de las celdas A2 y B2, insertando un espacio entre ellas.

Conclusión: Fórmulas básicas de Excel

Ahora estás listo para comenzar. Descargue el archivo de práctica y piense en situaciones en las que podría usar estas funciones en el trabajo.

¿Hay alguna otra función que recomiendes o que te gustaría aprender a usar? ¡Comenta abajo! ¡Nos encantaría saber de usted!

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Alex Perez

Alex es creador de contenido, guía facilitador y co-fundador de Top Learning.